Un oficio es un documento considerado oficial emitido por una entidad, ya sea pública o privada, que pretende comunicar una información a una persona determinada. Este documento se caracteriza por utilizar un lenguaje formal y tener una estructura preestablecida.
¿En qué casos sirve un oficio?
Redactar un oficio sirve para:
- Emitir comunicaciones internas en una entidad (invitaciones, agradecimientos, respuestas a inquietudes puntuales, solicitudes, remisión de documentos, entre otros).
- Dar respuestas o comunicar información general al público objetivo de una entidad.
¿Qué tipo de oficios existen?
- Oficios interiores: son comunicados cuya información está dirigida a personas y/o dependencias dentro de la misma entidad que lo remite.
- Oficios exteriores: la información está dirigida a un público objetivo externo de la entidad remitente del oficio.
- Oficios múltiples: una misma información va dirigida a varias personas, dependencias y/o entidades.
- Oficios directos: la información va dirigida a una persona, dependencia y/o entidad particular o específica.
Conoce cómo redactar una carta de referencia personal.
Como redactar un oficio
Si vas a elaborar un oficio por tu propia cuenta, el formato deberá contener los siguientes datos:
- Lugar de origen y fecha de elaboración del oficio.
- Nombre completo del destinatario o persona a quien va dirigida la comunicación con su respectivo cargo y lugar donde se encuentra.
- Radicado (depende de cómo lo maneje cada entidad, utilizará las siglas y/o numeración respectiva).
- Asunto o tema principal al que se refiere el oficio (se recomienda utilizar una frase corta)
- Mensaje o información clara, precisa y directa que se pretende comunicar por medio del oficio.
- Despedida y firma de quien emite el oficio (despedida respetuosa y nombre completo del remitente del oficio con su respectivo cargo y lugar donde se encuentra).
- Anexos (documentos que soporten o complementen la comunicación, en caso de ser necesarios)
- Número de copias (solo en el caso de que el mismo oficio vaya dirigido a más de una persona)
Información importante sobre como redactar un oficio
- En lo posible, los oficios deben redactarse en papel membrete y con el sello de la entidad emisora para darle más formalidad a la comunicación.
- El oficio es un documento conciso que no debe superar las dos páginas. El tamaño del papel puede ser carta u oficio a elección del remitente.
- Es recomendable para la redacción, utilizar una fuente agradable a la vista de quien recibe la comunicación.
- Es importante que durante la redacción se tengan en cuenta aspectos como: gramática, ortografía, vocabulario técnico y signos de puntuación.
- En algunas ocasiones la persona que redacta un oficio no es la misma que quien lo firma, por tanto, debe revisarse muy bien que los datos tanto del emisor como del receptor estén correctos y que la información sea la que realmente se quiere comunicar.
Formato de ejemplo de redacción de un oficio
Bogotá, 09 de noviembre de 2022
Señor
CARLOS GONZÁLEZ RESTREPO
Director Departamento de Recursos Humanos- Empresa Azul S.A.S
Sede Medellín
Oficio número: 0055-09-11-21
Asunto: Invitación a capacitación sobre Nueva Legislación Laboral
Cordial Saludo,
Para la empresa Azul S.A.S es un gusto saludarlo e invitarlo por medio de la presente a la capacitación sobre el tema “Nueva Legislación Laboral” que será impartida el día 01 de diciembre del presente año en el auditorio principal de la empresa sede Bogotá y cuyo objetivo es fortalecer a los directores de los diferentes departamentos de la compañía, sobre temas actuales y de gran importancia para afianzar nuestros objetivos y nuestra misión integral.
Agradezco de antemano, confirme su asistencia con el Departamento de Recursos Humanos, sede Bogotá, para organizar la logística de su participación en este evento.
Atentamente,
DARÍO PÉREZ GUZMÁN
Director Departamento de Recursos Humanos- Empresa Azul S.A.S
Sede Bogotá
Anexos: un (1) folleto que contiene la programación del evento de capacitación.
*Los datos utilizados en este formato de ejemplo de oficio corresponden a la ficción y son utilizados solo a manera de ejemplo.
Oficios de solicitud para pedir algo
Este oficio es muy genérico, pero a modo de ejemplo puede ser útil el siguiente:
Estimado/a [nombre del destinatario],
Me dirijo a usted en calidad de [cargo del remitente] de [nombre de la entidad]. El propósito de este oficio es solicitar su colaboración en el evento que estamos organizando para [indicar el motivo del evento].
Dicho evento se llevará a cabo el día [fecha del evento] en [lugar del evento], y nos gustaría contar con su presencia como [indicar el rol que se espera del destinatario en el evento]. Su presencia sería de gran importancia para nosotros y contribuiría significativamente al éxito del evento.
Si está interesado en participar, le agradecería que se pusiera en contacto con nosotros para confirmar su asistencia. Si tiene alguna pregunta o necesita más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
Agradecemos de antemano su colaboración y esperamos su respuesta.
Atentamente, [Nombre y cargo del remitente]
Finalmente, debes recordar que si eres persona natural y prestas servicios, deberás elaborar un formato de cuenta de cobro, que es otro documento legal en Colombia, el cual reemplaza la factura en ciertos casos.
